Verander- & Adoptiemanager implementatie PodiumD Zaak

Onze opgave

Gemeente Kampen staat voor een omvangrijke transitie in haar digitale dienstverlening. Als lid van de vereniging Dimpact werkt Kampen samen met andere gemeenten aan de ontwikkeling en implementatie van het dienstverleningsplatform PodiumD. Met de vervanging van het huidige zaaksysteem eSuite door PodiumD Zaak wordt een belangrijke stap gezet richting toekomstbestendig, zaakgericht werken volgens de Common Ground-principes: data bij de bron, API-first en gestandaardiseerd.

Deze opgave is meer dan een technische migratie; het is een organisatiebrede verander-opgave die raakt aan processen, mensen, technologie en samenwerking. Kampen heeft al ervaring met PodiumD-componenten zoals Portaal en Formulieren, en richt zich nu op de volledige overstap naar PodiumD Zaak. Daarbij is het doel om per 1 januari 2027 volledig gemigreerd te zijn naar PodiumD Zaak en niet langer afhankelijk te zijn van de eSuite.

De implementatie vraagt om het bepalen van de impact op rollen, processen, data en techniek, het zorgvuldig migreren van processen en data in nauwe samenwerking met de businessorganisatie, het inrichten van archivering en compliance conform wettelijke kaders en het realiseren van robuuste koppelingen met landelijke en gemeentelijke applicaties. Tegelijkertijd is het essentieel om medewerkers mee te nemen in de verandering: zij moeten weten hoe ze met PodiumD Zaak werken, waar ze informatie kunnen vinden en hoe nieuwe werkafspraken worden geborgd.

Jouw rol

Als verander- & adoptiemanager ben jij verantwoordelijk voor een goede inbedding van de nieuwe oplossing in de businessorganisatie en voor gedragen keuzes over procesinrichting, zaaksturing en standaardisering. Je zorgt voor:

• Vroegtijdige en actieve betrokkenheid van de businessorganisatie, proceseigenaren, informatiemanagement, functioneel beheer, informatiebeheer en archief
• Een duidelijke visie en aanpak op gebied van communicatie, adoptie en verandermanagement
• Het verbinden van projectdoelstellingen aan organisatiedoelen die met de implementatie ondersteund kunnen worden
• Het begeleiden van de transitie voor bestuurlijke besluitvorming en informatie- en archiefbeheer
• Een goede samenwerking met de gebruikersorganisatie, het projectteam en de projectleider
• Het organiseren van pilots, evaluaties en toetsmomenten
• Heldere en gedragen afspraken met de businessorganisatie over procesinrichting, standaardisering en ondersteuning door PodiumD Zaak
• Het borgen van continuïteit, dienstverlening en compliance aan wettelijke kaders
• Het faciliteren van training, communicatie en verandermanagement, zodat medewerkers weten hoe ze met PodiumD Zaak kunnen werken en waar ze informatie kunnen vinden
• Het overdragen van kennis en beheer aan de staande organisatie na livegang

De uitgebreide toelichting voor het gehele project is na de competenties toegevoegd.

Wie zoeken wij?

Je bent een verbindende en ervaren verander- & adoptiemanager met ervaring in complexe gemeentelijke implementatietrajecten, bij voorkeur op het gebied van zaakgericht werken en digitale dienstverlening. Je hebt affiniteit met informatiemanagement, ICT en verandermanagement. Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en weet verschillende rollen en belanghebbenden effectief samen te brengen. Daarbij ben je in staat om overeenstemming en procesafstemming met de bredere business organisatie centraal te stellen, zodat de transitie naar PodiumD Zaak soepel en breed gedragen verloopt.

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als verander- of adoptiemanager in een gemeentelijke context;
• Ervaring met de implementatie van zaakgericht werken
• Ervaring met Dimpact en/of de implementatie van Common Ground is een pré;
• Sterk analytisch vermogen en uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Ervaring met procesmanagement en/of procesinrichting;
• Ervaring met samenwerking met externe partners en leveranciers;
• Proactief, relatiegericht en verbindend.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op WO bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als verandermanager bij een gemeentelijke organisatie
3. Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaakgericht werken in de afgelopen 6 jaar
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het inrichten van processen bij een overheidsinstelling

Wensen:

1. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als verandermanager in de afgelopen 15 jaar bij een overheidsinstelling
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken
3. Aantoonbare werkervaring met procesmanagement in de afgelopen 6 jaar
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het inrichten van processen bij een overheidsinstelling

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.