Projectondersteuner Organisatieontwikkeling

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Op de afdeling P&O werken ongeveer 30 enthousiaste en bevlogen medewerkers. De afdeling bestaat uit 2 teams, het team Beleid (met o.a. organisatieadviseur, juristen, projectleiders en beleidsadviseurs) en het team Advies & Ondersteuning (P&O-adviseurs, HR-servicedesk en recruiters). Met veel enthousiasme houden wij ons dagelijks bezig met het uitvoeren en implementeren van HR-beleid. Als sparringpartner voor zowel de directie, managers en medewerkers willen wij een grote bijdrage leveren aan de ontwikkelingen van de stad en organisatie en de bevlogenheid van medewerkers.

Opdracht
De gemeente Zoetermeer is begin 2025 gestart met een organisatieontwikkeling om een professionele collegiale cultuur, leiderschap en het strategisch vermogen van de organisatie te versterken. Vanuit de afdeling P&O ondersteunen we de gemeentesecretaris en leidinggevenden bij deze ontwikkeling. We voeren de regie op het veranderproces en zorgen dat de ondersteuning vanuit de inhoudelijke HR-thema's (als leren en ontwikkelen, belonen en beoordelen, het functiehuis, werven en selecteren) aansluit en bijdraagt aan deze ontwikkeling.

Voor de ondersteuning bij dit traject zijn we op zoek naar een enthousiaste, ervaren en daadkrachtige projectondersteuner. Je bent iemand die graag meedenkt en werk ziet liggen. Je legt makkelijk contact, haalt de rode draden uit gesprekken, organiseert snel en zorgvuldig. Je wordt blij van structuur aanbrengen, uitzoeken hoe iets wel kan en ontzorgen. Je bent in staat om in een complexe omgeving met meerdere afdelingen goed samen te werken.

De projectondersteuner is de spil in de uitvoering en voortgangsbewaking van het traject. Hij/zij zorgt dat de procesmatige, administratieve en communicatieve randvoorwaarden op orde zijn, zodat de projectleider organisatieontwikkeling (organisatieadviseur), adviseurs en betrokken leidinggevenden zich kunnen richten op inhoud en begeleiding. De projectondersteuner ondersteunt bij het organisatiebrede ontwikkeltraject en bij de doorontwikkeling binnen de afdeling P&O.

De projectondersteuner werkt nauw samen met de projectleider organisatieontwikkeling. De projectondersteuner rapporteert aan de teammanager Beleid van de afdeling P&O.

Hoofdtaken

1. Projectondersteuning
   
   • Opzetten en borgen van een projectstructuur volgens de richtlijnen van Projectmatig Werken Zoetermeer;
   • Plannen en deadlines bewaken inclusief vroegtijdig signaleren van knelpunten;
   • Initiëren van duurzame oplossingen bij afwijkingen of risico's;
   • Voorbereiden en vastleggen van overleggen (agenda, notulen, actielijsten);
   • Coördineren van praktische en logistieke zaken rond bijeenkomsten en activiteiten.
   
   
   
   
2. Communicatie en documentatie
   
   • Verzorgen van interne communicatie over het traject (updates, verslagen);
   • Beheren van documenten, rapportages en leeropbrengsten.
   
   
   
   
3. Monitoring en rapportage
   
   • Verzamelen van gegevens over voortgang en effecten;
   • Bijdragen aan rapportages richting management, directie of bestuur.
   
   
   
   
4. Borging en leren
   
   • Helpen bij het vasthouden van afspraken, structuur en leerpunten in de organisatie;
   • Bewaken van samenhang en continuïteit in het ontwikkelproces.
   
   
   
   

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of managementondersteuner
2. Voor 24 tot 32 uur beschikbaar waarvan 1, maximaal 2 dagdelen thuiswerken
3. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare ervaring met ondersteuning van organisatieontwikkeltrajecten, veranderprocessen of programma's gericht op cultuur, leiderschap of teamontwikkeling
2. Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie
3. Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding in de richting bestuurskunde, organisatiekunde, HRM of projectmanagement
4. Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner met het verzorgen van interne communicate over trajecten/projecten, duidelijk weergeven in het cv

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.