Coaches voor begeleiding teamintegratie vanwege ambtelijke samenvoeging Hilversum en Wijdemeren per 1 januari

Opgave: integreren van de teams

Op dit moment werken we aan het samengaan van beide organisaties binnen een programmaorganisatie waarin verschillende onderdelen worden opgepakt, zoals HR, huisvesting, cultuur en ICT. Vanaf 15 september 2025 is voor medewerkers van Wijdemeren duidelijk in welk team zij vanaf 1 januari 2026 gaan werken. Vanaf dat moment beginnen we met de voorbereiding op het samenwerken in nieuwe teams, met het besef dat we in 2025 nog twee afzonderlijke organisaties zijn. Vanaf 2026 vormen we samen één organisatie die werkt voor de besturen van zowel Wijdemeren als Hilversum. Het werk wordt geleidelijk in elkaar geïntegreerd.

De grootste veranderingen worden voelbaar binnen de teams. Daar krijgt de samenwerking tussen beide organisaties daadwerkelijk vorm: het raakt de inhoud van het werk en de onderlinge verhoudingen. Vanuit het onderdeel Cultuur is een organisatiebrede aanpak voorbereid om de integratie op teamniveau zorgvuldig te begeleiden. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich welkom voelen in hun nieuwe omgeving, weten wat er van hen wordt verwacht en wat zij op hun beurt mogen verwachten. Ook na 1 januari 2026 blijven we aandacht geven aan de teamintegratie. De eerste periode staat vooral in het teken van duidelijkheid en het opbouwen van vertrouwen. We willen dat mensen zich veilig voelen en zich thuis gaan voelen in hun nieuwe team. De nadruk ligt daarbij op het leren kennen van elkaar, het vormen van nieuwe werkrelaties en het uitspreken van verwachtingen. Deze meer ‘zachte' kant van de verandering krijgt bewust veel ruimte, omdat we geloven dat juist dit essentieel is in een complexe verandering als deze.

Proces van teamintegratie

Vanuit het onderdeel Cultuur hebben we een proces voor de teamintegratie voorbereid, afgestemd op vragen en behoeften die leven onder medewerkers. Daarbij hanteren we een aantal veranderkundige uitgangspunten:

1. Het tempo van teamintegratie wordt bepaald door de context waarin het team zich bevindt. Sommige teams werken nu al veel samen, bijvoorbeeld binnen de bedrijfsvoering of openbare ruimte, andere teams werken nog los van elkaar. Deze teams groeien in 2026 stap voor stap verder naar elkaar toe.
2. Ieder team zet, met inachtneming van tempoverschillen, dezelfde stappen in samenwerking en groepsdynamiek binnen een bepaalde tijdsperiode. We faciliteren hierin door een vaste opzet van het programma van teamintegratie, met daarin per team drie bijeenkomsten. De exacte timing van verschillende teambijeenkomsten in 2025 en 2026 wordt bepaald door de teammanager in afstemming met het team en de afdelingsmanager(s).

Het proces bestaat uit drie bijeenkomsten met ieder hun eigen doel:

1. Ontmoeting van twee werelden (Hilversum en Wijdemeren): het hier en nu. Deze bijeenkomst (dagdeel) vindt plaats in oktober of november 2025. Centraal staan persoonlijke ontmoeting, het delen van beelden en ervaringen, het uitspreken van verwachtingen en het maken van (praktische) afspraken. Er wordt ook vooruitgeblikt op het vervolg.
2. Op weg naar één team: wat bindt ons? Deze dag wordt gepland in 2026, op een moment dat past bij het tempo van het team. We staan stil bij de eerste gezamenlijke ervaringen, verkennen gezamenlijke doelen (waarvoor staan we samen aan de lat), hoe kunnen we elkaars krachten bundelen en kwaliteiten benutten en welke houding en samenwerking verwachten we van elkaar.
3. Echt één team, wat is nodig? In deze laatste sessie – eveneens in 2026 – heeft het samenwerken al enige tijd vorm gekregen. We verdiepen de onderlinge relaties, maken nieuwe afspraken en kijken samen wat nog nodig is om echt als één geheel te functioneren. Hierbij komen ook inzichten uit teamontwikkeling aan bod, zoals de fases van groepsvorming.

Opdracht voor de teamcoaches

De ambtelijke samenvoeging van Wijdemeren Hilversum is een geleidelijk en lerend proces. De teamintegratie vraagt om relationeel leiderschap, sensitiviteit voor groepsdynamiek, waarbij er ruimte is voor tempo en maatwerk, met behoud van koers richting één gezamenlijke organisatie. Teammanagers zijn in dit proces ‘in de lead'. Gezien het belang dat we hechten aan de teamintegratie, hebben de teammanagers naast zich een coach met gerichte veranderkundige ervaring. De coaches zijn specialisten op het begeleiden van de ‘zachte' kant van de verandering, en bijbehorende groepsprocessen. Vanuit deze specialistische expertise faciliteren en adviseren zij de teammanager en dragen zij bij aan de voorbereiding en uitvoering van de bijeenkomsten. Hiervoor krijgen de coaches per team 4 dagen de tijd. Dit is incl. een dagdeel voorbereidingstijd per bijeenkomst. We vragen van de coaches om aanwezig te zijn op een gezamenlijke briefing over het proces van teamintegratie.

In totaal zoeken we circa 4 - 8 teamcoaches. De teamcoach begeleidt ook het MT (als team) van de betreffende afdeling. Het gaat om de afdelingen:

• Bedrijfsvoering (vijf teams)
• Informatie, Innovatie en Ondersteuning (zeven teams)
• Burgerzaken en Belastingen (vijf teams)
• Vergunningen, Veiligheid en Bestuurszaken (zes teams)
• Maatschappelijke Ontwikkeling (zes teams)
• Werk, Re-integratie en Inkomen (zeven teams)
• Ruimtelijke Ontwikkeling (zeven teams)
• Realisatie en Beheer (vijf teams)

Op basis van deze uitvraag via Flextender wordt een pool samengesteld van circa vier tot acht teamcoaches. Het exacte aantal coaches hangt af van de aangegeven beschikbaarheid en match met de verschillende afdelingen.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding(en) op het gebied van coaching en begeleiding van organisaties en teams in veranderingen
2. Aantoonbare kennis van methodieken gericht op een participatief en lerend veranderproces, teamontwikkeling, vertrouwen en samenwerken (denk bijv. aan: deep democracy, team coaching, groepsdynamiek, appreciative inquiry)
3. Aantoonbare werkervaring met fusieprocessen of vergelijkbare transities bij een gemeente of publieke sector
4. Bereidheid om aan te sluiten bij de vooraf ingezette hoofdlijnen van het integratieprogramma.
5. Beschikbaarheid in oktober/november 2025 en gedurende 2026 voor de begeleiding van minimaal één afdeling (zes teams)
6. Beschikbaarheid op woensdag 3 september 2025 van 09.00 – 12.00 uur voor een gezamenlijke briefing van de teamcoaches.
7. De kandidaat levert naast het cv een uitgebreide, door henzelf opgestelde toelichtende brief aan, waarin de volgende aspecten duidelijk worden beschreven:
   
   • Laat zien wie je bent en wat jij brengt als teamcoach en waarom je graag aan dit traject wil bijdragen
     
   • Voor hoeveel afdelingen je beschikbaar bent als teamcoach. Uitgaande van drie bijeenkomsten per team en afdelingen die bestaan uit tenminste zes teams (incl. MT). 
     
   • Of er afdelingen zijn waarmee je de meeste affiniteit hebt, zo ja, welke? Bijvoorbeeld uitvoerend vs. beleidsmatig en/of bedrijfsvoering vs. inhoudelijke domeinen. 
     
   • Een toelichting op je beschikbaarheid in de periode oktober/november 2025 en gedurende 2026.
     
   • Beschrijf twee concrete voorbeelden uit de praktijk laat je zien dat je goed bent in de volgende punten, je beschrijft de situatie, je eigen rol en het effect:
     
   • Beschrijf twee concrete voorbeelden uit je eigen praktijk uit waarin je laat zien dat je vertrouwd bent met het werken in de rol van teamcoach, waarbij het management leidend blijft, en jij als coach vanuit jouw veranderkundig expertise een reflectieve en ondersteunende rol vervult. Je beschrijft de situatie, je eigen rol en gedrag en het effect daarvan.
     
   De inhoud van de toelichtende brief wordt door de Gemeente Hilversum beoordeeld.

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring in de begeleiding en coaching van teams in verandering
2. Aantoonbare werkervaring met fusieprocessen of vergelijkbare transities binnen een gemeentelijke c.q. publieke context
3. Aanleveren van minimaal twee referenties 

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.