Administratief medewerker

Gemeente
Venlo - Senior Backofficemedewerker
RNI

Ben jij een
expert op het gebied van backoffice processen en heb je affiniteit
met de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI)? Wij zoeken een Senior
Backofficemedewerker RNI die een sleutelrol speelt in het
optimaliseren van onze processen, het aansterken van samenwerking
met interne en externe partners en het coachen van ons team van
flexmedewerkers aan de loketten. Wil jij bijdragen aan de
verbetering van de registratieprocessen, het bevorderen van de
samenwerking met diverse ketenpartners en het versterken van de
kwaliteit van onze dienstverlening? Dan ben jij de collega die we
zoeken!

/>

Wat ga je doen als
Senior Backofficemedewerker
RNI?

Als Senior
Backofficemedewerker RNI heb jij de volgende
taken/verantwoordelijkheden:

•        Relatiebeheer
  met ketenpartners: Je onderhoudt nauwe contacten met
  zowel interne als externe ketenpartners, waaronder de politie,
  KMAR, AVIM, RIEC en verschillende andere betrokkenen zoals de WIT,
  Logius en Fairworks. Je zorgt ervoor dat informatie effectief wordt
  uitgewisseld en knelpunten snel worden
  opgelost.
•        Documentbeheer
  en kwaliteitscontrole: Jij bent verantwoordelijk
  voor het opstellen en bijhouden van werkinstructies en
  kennisbanken. Je controleert en verwerkt de maandelijks
  aangeleverde lijsten van de RvIG met foutief aangelegde
  persoonslijsten en voert steekproefsgewijze kwaliteitscontroles
  uit.
•        Beoordeling
  van verdachte documenten: Je fungeert als
  documentspecialist, beoordeelt verdachte onderscheppingen aan de
  loketten en start procedures richting ketenpartners bij vermoedens
  van document- of ID-fraude.
•        Kwaliteitsmonitoring:
  Je monitort de geleverde kwaliteit van de loketmedewerkers (inhuur)
  in samenwerking met de leidinggevende en voert kwaliteitscontroles
  uit op het inschrijfproces. Je organiseert de verplichte
  kwaliteitsdagen voor de loketmedewerkers en bent het eerste
  aanspreekpunt voor flexmedewerkers bij storingen en proces
  gerelateerde vragen.
•        Verantwoordelijkheid
  voor loketbezoeken: Je bent verantwoordelijk voor de
  organisatie en inhoudelijke voorbereiding van de loketbezoeken door
  de RvIG, die twee keer per jaar
  plaatsvinden.

/>

Onmisbare competenties voor
deze functie
zijn:

•        Voortgangscontrole:
  De voortgang van processen, taken of activiteiten
  van medewerkers en de eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden
  bewaken.
•        Kwaliteitsgerichtheid:
  Hoge kwaliteitsnormen hanteren en streven naar
  voortdurende verbeteringen en borging van
  kwaliteit.
•        Coachen:
  Medewerkers begeleiden en motiveren om hen
  effectiever te laten functioneren door hun zelfinzicht en
  probleemoplossend vermogen te
  vergroten.
•        Plannen
  & organiseren: Doelen, resultaten en
  prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven
  om deze doelen te verwezenlijken. Zo nodig procedures ontwikkelen
  voor de uitvoering daarvan.
•        Probleemanalyse:
  Problemen signaleren, belangrijke informatie
  herkennen, relevante gegevens zoeken en hiertussen verbanden
  leggen; mogelijke oorzaken van problemen
  overzien.
•        Vakmanschap:
  Zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden volgens de
  professionele standaarden van zijn vak. Vanuit een intrinsieke
  motivatie zichzelf ontwikkelen in zijn vakgebied. Zijn vak
  beheersen.

Waar
kom je te werken als Senior
Backofficemedewerker
RNI?

Team
Levenszaken is met name verantwoordelijk voor de
bevolkingsadministratie en de burgerlijke stand. Denk daarbij aan
zaken als reisdocumenten, rijbewijzen, verhuizingen, emigraties,
migraties, geboorte- en overlijdensaangifte en het voltrekken van
huwelijken. Het team biedt ook diensten aan voor Nederlandse
burgers in het buitenland (vertrekken van reisdocumenten) en de
vele seizoenarbeiders die onze regio trekt (registratie niet
ingezetenen). Een breed en divers takenpakket dus. Daarnaast is het
vakgebied enorm in ontwikkeling. Eén van de belangrijkste is de
toenemende digitalisering. Een kans om de dienstverlening anders in
te richten en om de menselijke factor, die altijd nodig blijft,
naar een hoger plan te tillen. Het face-to-face contact met klanten
wordt minder, maar de complexiteit neemt toe. Dat vereist
hostmanship en vakmanschap. De uitdaging daarbij is om de balans te
vinden in het spanningsveld van optimale dienstverlening, kwaliteit
van persoonsgegevens, privacy, beveiliging en
fraudebestrijding.

Wat
neem je mee als Senior
Backofficemedewerker RNI?

- Een
afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een administratie of
procesgerichte richting.

- Minimaal 5 jaar
werkervaring in een soortgelijke functie binnen de (zakelijke)
dienstverlening, bij voorkeur binnen de RNI of een vergelijkbare
registratieomgeving.

- Uitstekende communicatieve
vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, zowel schriftelijk als
mondeling.

- Sterk analytisch vermogen en
ervaring met het signaleren van procesmatige knelpunten en het
ontwikkelen van oplossingen.

- Zelfstandigheid,
pro activiteit en het vermogen om prioriteiten te stellen in een
veelzijdige rol.

- Aantoonbare affiniteit met het
toepassen van wet- en regelgeving.

- Afgeronde
vakinhoudelijke opleidingen zijn een pre.