Deel deze vacature Wat ga je doen?
Als medewerker externe inhuur speel je een cruciale rol in de inhuur en het contractbeheer van externe medewerkers. Voor iedere medewerker die ingehuurd wordt, moet alle administratie rondom opdrachten correct zijn. Opdrachten worden verlengd, beëindigd of opgezegd. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor een tijdige verwerking van de administratie, zodat collega’s in de organisatie hun werk goed uit kunnen voeren en achter de schermen alles goed geregeld is
Een werkdag van een Medewerker Externe Inhuur bij het COA
Je adviseert en ondersteunt bij het uitzetten van nieuwe aanvragen. De onderwerpen lopen uiteen; van de Wet DBA en de Aanbestedingswet (compliance) tot gemaakte afspraken over raam-of mantelovereenkomsten, zoals tarieven of aangesloten leveranciers.Je controleert mutatieverzoeken m.b.t. tarief, duur of kostenplaats en voert deze door.Je start de dag met het controleren en afhandelen van de aanvragen voor het inhuren van externe medewerkers in AFAS. Je zorgt ervoor dat de afgesproken termijnen voor het afhandelen van aanvragen worden gehaald.Om 10 uur overleg je met je collega’s over de status en eventuele issues van de aanvragen. Er staan een aantal vragen van medewerkers in de inbox over de status van de aanvragen en over het proces. Je zorgt ervoor dat deze vragen snel worden beantwoord.De telefoon gaat over, je neemt de telefoon aan en beantwoord de vragen van de beller. Meestal is dit een collega of een externe medewerker die een vraag heeft, maar soms ook een leverancier die wil overleggen over een aanvraag.Tussendoor heb je contact met collega’s van diverse afdelingen om e.e.a. af te stemmen.Je checkt aan het einde van de dag nog even of er spoedaanvragen binnen zijn gekomen, zodat je deze morgenochtend direct kan afhandelen.Waar ga je werken?
Je wordt onderdeel van het team HR Service. Het team Externe inhuur bestaat uit een Teamhoofd, een Adjunct Teamhoofd en HR medewerkers. Elke HR medewerker heeft vaste taken, aangevuld met een eigen taakgebied. Jullie werken als team samen aan de doorontwikkeling en optimalisatie van relevante processen. Jij bent, samen met je collega’s, verantwoordelijk voor de externe inhuur bij het COA. Je komt te werken in een enthousiast team waar hard wordt gewerkt en waar iedereen voor elkaar klaarstaat!
Wat verwachten we van jou?
Jij bent een proactieve, flexibele collega met een positieve instelling, die knelpunten vroegtijdig signaleert, bijstuurt en oplost. Je kunt goed prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
Aanvullende eisen:
Je hebt een hbo diploma in de richting van HRM en hebt minstens 1 jaar ervaring in een soortgelijke functie of;Je hebt een mbo diploma in de richting van P&O of HR en hebt minstens 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Je hebt ervaring met en kennis van het HR-sourcing proces en HR systemen.Een NEVI 1 certificaat is een pré.Ervaring met AFAS is een pré.Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden. Je bent sterk administratief onderlegd met een stevige persoonlijkheid die initiatief toont.Je schakelt snel en je bent servicegericht.Het COA als werkgever
Bij het COA vangen we al sinds asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen.