Functie omschrijving
Ben jij een proactieve, georganiseerde en discrete professional met een internationale mindset? Heb jij een natuurlijk talent voor ontzorgen en schakelen op hoog niveau? Dan is deze leuke vacature voor Directiesecretaresse wat voor jou!
Als Directiesecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen van het Internationaal Management team van deze organisatie. Jij ondersteunt de Senior Executives met alles wat nodig is om hun werk soepel en efficiënt te laten verlopen. Van agendabeheer tot internationale reizen en van vertrouwelijke communicatie tot het organiseren van board meetings – jij regelt het!
Een kleine greep uit jouw werkzaamheden:
Complex agendabeheer, plannen van vergaderingen (on- en offline) en bewaken van deadlines; Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het Internationaal Management team; Organiseren van internationale zakenreizen, waarbij je zorgt voor een vlekkeloos reisplan (vluchten, visa, hotels, vervoer); Ondersteunen bij het voorbereiden van presentaties, events, ledenraadsvergaderingen en andere belangrijke bijeenkomsten; Meedenken, signaleren van knelpunten het team scherp houden op prioriteiten; Je werkt nauw samen met de andere Senior Executive Assistant en vervangt haar bij afwezigheid. Jullie vormen samen een hecht en betrouwbaar team, waarin je elkaar actief ondersteunt en versterkt. Constructieve samenwerking staat centraal: je denkt met elkaar mee, springt bij waar nodig en hebt oog voor elkaars werkdruk. Dit vraagt om collegialiteit, inlevingsvermogen, flexibiliteit en de bereidheid om samen verantwoordelijkheid te dragen. Functie eisen
Je bent zelfstandig, professioneel en weet als geen ander hoe je rust, overzicht en structuur creëert. Je communiceert makkelijk op alle niveaus, kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en hebt een goed gevoel voor verhoudingen binnen een internationale organisatie.
Wat je meebrengt:
HBO werk- en denkniveau; Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (als Directiesecretaresse, Executive Assistant, Managementassistent, of vergelijkbaar); Bij voorkeur 40 uur per week beschikbaar; Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal; Je bent digitaal vaardig en bekend met MS Office, Teams en Zoom; Je bent flexibel en vindt het geen probleem om af en toe buiten kantooruren beschikbaar te zijn; Je bent discreet, betrouwbaar en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en prioriteiten. Onze opdrachtgever
Onze opdrachtgever is gevestigd in Arnhem. De organisatie telt wereldwijd -in meer dan 50 landen- ongeveer 2000 medewerkers. Je komt te werken op een moderne, goed uitgeruste kantoorlocatie met diverse faciliteiten. Er heerst een prettige en collegiale sfeer. Deze werkgever vindt het belangrijk dat medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen en ze bieden de ruimte voor professionele ontwikkeling en groei. Arbeidsvoorwaarden
Een rechtstreeks dienstverband bij onze opdrachtgever; Een bruto maandsalaris van €3.400,- tot €4.850,- (op fulltime basis) afhankelijk van kennis, ervaring en achtergrond; 25 vakantiedagen plus 17,5 ATV-dagen; Eindejaarsuitkering van 2,25% van het salaris; Een laptop en telefoon van de zaak; In principe werk je op kantoor, af en toe thuis werken (waar het kan) is mogelijk; Aandacht voor jouw werkplezier én werk-privébalans; Een veelzijdige en uitdagende functie in een internationale omgeving, samenwerking met een professioneel en gedreven team op strategisch niveau. Veel ruimte voor eigen initiatief en zelfstandigheid.