Specialist informatiebeheer en archiefbewerking (24 uur)

Bij een overheidsorganisatie voor wetenschappelijk onderzoek zorg jij dat de overgang naar het beheren van digitale informatie volgens de Archiefwet soepel verloopt. Jij ondersteunt en begeleidt de informatiebeheerders in het opruimen van archieven.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Deze koepelorganisatie voor nationale onderzoeksinstituten selecteert en financiert onderzoeksvoorstellen op basis van adviezen van wetenschappers en experts uit binnen- en buitenland. Ook heeft de organisatie eigen onderzoeksinstituten waar internationaal toonaangevend onderzoek wordt verricht. De organisatie concentreert zich op kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. Intern kunnen medewerkers hun talenten ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen.

De komende jaren krijgt deze wetenschapsorganisatie te maken met grote veranderingen in digitalisering, datagedreven werken en innovatie. In het kader van het rijksbrede programma Open op Orde zijn er verschillende projecten opgestart, zoals Grip op Informatiebeheer en Data op orde.

Jij komt terecht op de afdeling Informatiemanagement, Security en Compliance (ISC), een nieuwe afdeling die nog in ontwikkeling is. Hier werken experts op het gebied van data, informatiemanagement, informatiebeheer, privacy, riskmanagement, security en compliance. Je legt verantwoording af aan de coördinator Informatiebeheer.

Op dit moment gebruikt de organisatie netwerkschijven voor het opslaan en delen van ongestructureerde informatie: grote hoeveelheden procesinformatie uit de hele taakuitvoering, zowel primaire als ondersteunende processen, en over een lange periode. Structureel beheer hierop volgens de Archiefwet ontbreekt nog. De organisatie is begonnen met het migreren van actieve informatie van de netwerkschijven naar M365. De volgende stap is het volgens de wettelijke termijnen beheren van de (semi)statische informatie die achterblijft.

Dit is waar jij in beeld komt. Jij gaat de informatiebeheerders ondersteunen en begeleiden in het opruimen van archieven. Met prettige communicatie, geduld en enthousiasme zorg jij ervoor dat het proces goed en volgens schema verloopt en dat de gewenste resultaten worden bereikt. Als je knelpunten of mogelijke verbeteringen signaleert, ben je niet bang om ze naar voren te brengen.

Wat ga je doen:

• Je ondersteunt waar nodig de projectleider met het instrueren van de informatiebeheerders en het controleren van de output, en werkt actief mee in de archiefbewerking.


• Je ondersteunt de coördinator Informatiebeheer met het inrichten van de informatiehuishouding, bijvoorbeeld door het opstellen van werkinstructies, het meedenken over digitale inrichting en het helpen met het implementeren van Archiveren by design.


• Je draagt bij aan het bewerken van hybride archief op de locaties Den Haag en Utrecht.


• Je inventariseert per organisatieonderdeel welke processen en informatie er opgeslagen staan op de netwerkschijven en ordent deze op vernietigingsjaar op vernietigingslijsten en op de netwerkschijf zelf.


• Je stelt archiefbewerkingsplannen op en vertaalt ze naar heldere instructies voor de informatiebeheerders.


• Je zorgt voor het opstellen van vernietigingslijsten per jaar en organisatieonderdeel.


• Je adviseert over de voortgang en aanpak van de archiefbewerkingen, professionalisering van de informatiebeheerders en invulling van maatregelen voor het verbeteren van de informatiehuishouding

Wij vragen:

• Je hebt ruime ervaring als informatieprofessional bij verschillende overheidsorganisaties.


• Je beschikt minimaal over hbo-werk- en -denkniveau, bijvoorbeeld verkregen door werkervaring, aangevuld met werk specifieke cursussen.


• Je hebt een afgeronde opleiding in informatiebeheer, informatiemanagement, bedrijfskunde of geschiedenis.


• Je hebt ervaring met projectmatig archieven opruimen of migreren.


• Je hebt ervaring met het coachen of opleiden van collega’s.


• Je bent bekend met de relevante wet- en regelgeving (onder andere de Archiefwet), kaders, richtlijnen en normen die gelden voor de Nederlandse overheid.


• Je hebt met meerdere soorten selectielijsten gewerkt.
  Je hebt bij voorkeur kennis van:
  
  
  
  • SharePoint
  
  
  • Alfresco en andere DMS’en
  
  
  
  

Standplaats:
Den Haag

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 24 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 6 maanden.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór donderdag 28 augustus 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25432. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: PIA Project Interim Advies
Contactpersoon: Bas Gielen
Adres: Madame Curiestraat 2
Postcode/plaats: 3316 GN Dordrecht
Telefoon: 078-6182212
Email: info@PIA.nl