Secretaresse

Jij gaat aan de slag als secretaresse bij Siem, een samenwerkingsorganisatie in de zorg. Vanuit jouw rol als secretaresse lever jij een waardevolle bijdrage aan een soepel verloop van de werkdag van collega's en daarmee indirect ook aan de kwaliteit van de zorgverlening.

Je bent een onmisbare schakel binnen het team en werkt nauw samen met 3 collega's (zoals managers of beleidsadviseurs). Jij houdt hun agenda's strak in de hand, denkt vooruit, signaleert knelpunten en zorgt voor overzicht en rust. Dankzij jouw ondersteuning kunnen zij zich volledig richten op hun inhoudelijke taken.

Jouw taken op een rij:

• Je beheert zorgvuldig en proactief de agenda's van drie collega's en stemt onderlinge afspraken effectief op elkaar af.
• Je plant overleggen en afspraken in, regelt (externe) vergaderruimtes via TopDesk en houdt rekening met prioriteiten en deadlines.
• Je signaleert planningsconflicten of knelpunten en overlegt hierover tijdig met de betrokkenen.
• Je notuleert diverse overleggen en verzorgt de verslaglegging.
• Je bent verantwoordelijk voor heldere en zorgvuldige communicatie met interne en externe partijen, ook bij het plannen of verplaatsen van afspraken.
• Je beheert meerdere mailboxen en poststromen. Je weet berichten goed te filteren op prioriteit en urgentie.
• Je ondersteunt bij hybride werken door Teams-overleggen in te plannen.
• Je denkt mee over vaste overlegstructuren en projectplanning en ondersteunt waar nodig met agendatechnische zaken.

Je bent een proactieve, gestructureerde secretaresse met oog voor detail. Jij voelt feilloos aan wat er nodig is om de agenda's en werkstromen van anderen soepel te laten verlopen. Onder tijdsdruk blijf jij rustig en behoud je het overzicht. Je weet hoofd- en bijzaken goed te scheiden en kunt prioriteiten stellen. Daarbij ben je communicatief sterk, klantgericht en schakel je gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen de organisatie. Je bent discreet, kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en weet wanneer je actie moet ondernemen bij knelpunten.

Wat breng je mee?

• Een relevant diploma op minimaal mbo-niveau 3, bijvoorbeeld mbo Secretaresse.
• Ervaring met professioneel agendabeheer voor meerdere personen.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Outlook en planningssystemen zoals TopDesk.

Een levendige en afwisselende werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Je krijgt de kans om écht impact te maken binnen een betrokken netwerkorganisatie die volop in ontwikkeling is.

Wat je kunt verwachten:

• Een salaris van €2.597,00 tot € 4.057,00 bruto per maand bij fulltime dienstverband (Inschaling volgens FWG 45 van de CAO GGZ)
• Een dienstverband van 24–32 uur per week binnen een open en informele organisatie.
• Je krijgt jaarlijks 8,33% vakantiegeld en een structurele eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Gebruik van telefoon en laptop.
• De mogelijkheid om thuis te werken.
• Een balansregeling waarbij je jaarlijks € 1000,- kunt inzetten voor extra verlof, extra scholing of als aanvulling op je salaris o.b.v. van een fulltime dienstverband.
• Je hebt recht op een goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, collectieve verzekeringen, sportfaciliteiten, een ruim opleidingsaanbod en een werkgeversbijdrage voor het pensioenfonds PFZW.