Standplaats: Zoetermeer
Startdatum: 07-07-2025
Einddatum: 31-12-2025
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 16-24
Online sinds: 11-06-2025
Functie
Voor een non-profit organisatie in Zoetermeer zoeken we een Administratief Medewerker Subsidiebureau.
De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 16-24 uur per week.
Bedrijfscultuur
De gemeente Zoetermeer is een toekomstgerichte organisatie, waarin de mens centraal staat. ‘Samenwerken, daadkracht en vertrouwen' staan daarbij hoog in het vaandel. Dat betekent dat ze met het bestuur, de medewerkers, de inwoners en netwerkpartners werken aan het realiseren van het beste resultaat voor de stad Zoetermeer. In de organisatie werken ze intensief samen met collega's over de grenzen van afdelingen heen, en met externe partners in de samenleving.
Functiebeschrijving
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.
Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator.
Opdracht:
Deze tijdelijke opdracht betreft hoofdzakelijk de uitvoering van een specifiek onderdeel binnen het subsidieproces. In de periode juni tot en met augustus ontvangt de gemeente een verhoogd aantal subsidieaanvragen. Het is van belang dat deze aanvragen tijdig en correct worden verwerkt.
De medewerker richt zich primair op het administratief inboeken van subsidieaanvragen in het geautomatiseerde systeem, zodat de verdere behandeling door de backoffice efficiënt kan verlopen. Daarnaast worden enkele aanvullende administratieve werkzaamheden verricht, zoals het doorzetten van tussentijdse rapportages.
Het inboeken vereist een kritische en nauwkeurige werkwijze. Een juiste eerste verwerking is essentieel voor een correct en voortvarend vervolgtraject en voorkomt onnodige vertraging.
Hoofdtaken:
- Inboeken van aanvragen in applicatie;
- Bijhouden lijstwerk in Microsoft Excel;
- Duidelijke communicatie met teamleden, coördinator en andere collega's in het Subsidieproces.
De opdracht loopt van 7 juli 2025 tot en met 30 december 2025. Binnen het team wordt actief kennis gedeeld en wordt samengewerkt in een collegiale werksfeer.
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 23 juni 2025 tussen 09:00 uur en 17:00 uur.
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in juridisch of financiële richting;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie;
- Je bent per 7 juli 2025 beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingsopties;
- Je bent beschikbaar om op maandag én dinsdag fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis (de resterende uren zijn in goed overleg af te stemmen);
- Je heb minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie met subsidieverstrekkingen binnen een gemeentelijke organisatie;
- Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken in teamverband in een digitale omgeving met MS Teams. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan;
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een administratieve/ondersteunende rol binnen een gemeente;
De gemeente Zoetermeer is een toekomstgerichte organisatie, waarin de mens centraal staat. ‘Samenwerken, daadkracht en vertrouwen' staan daarbij hoog in het vaandel. Dat betekent dat ze met het bestuur, de medewerkers, de inwoners en netwerkpartners werken aan het realiseren van het beste resultaat voor de stad Zoetermeer. In de organisatie werken ze intensief samen met collega's over de grenzen van afdelingen heen, en met externe partners in de samenleving.
afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.