Dit ga je doen
Onze opdrachtgever is een internationaal opererende vastgoedonderneming.
De Team Assistent ondersteunt het technische ontwikkelteam en werkt samen met diverse afdelingen die betrokken zijn bij vastgoedontwikkelingsprojecten. In deze functie fungeer je als centrale schakel tussen projectteams, interne afdelingen en externe partijen. Je zorgt voor een nauwkeurige administratie, behoudt overzicht en draagt bij aan een efficiënte uitvoering van alle ontwikkeling gerelateerde processen. Je hebt een proactieve en samenwerkingsgerichte instelling.
Ondersteunen van het technische team bij agendabeheer (plannen van vergaderingen, video- en conference calls).
Voorbereiden van presentaties en rapportages.
Regelen van reizen en het afhandelen van onkosten.
Herkennen van de behoeften van (senior) management en daarop anticiperen.
Fungeren als eerste aanspreekpunt en leveren van ondersteuning op hoog niveau.
Zorgen voor naleving van interne procedures, beleidslijnen en regelgeving.
Bijdragen aan de opzet en het beheer van standaarden met betrekking tot intentieverklaringen, koopovereenkomsten, huurovereenkomsten en bouwcontracten.
Beheren van versies van formats zoals adviesovereenkomsten, ESG-overzichten e.d.
Overzicht behouden van (lopende) overeenkomsten, status en benodigde acties.
Coördineren van versiebeheer van bijlagen bij contracten in samenwerking met collega’s van juridische en financiële afdelingen.
Assisteren bij het opstellen, controleren en archiveren van formele documenten.
Volgen van belangrijke data en deadlines in contracten en het tijdig attenderen van collega’s.
Projectondersteuning
Assisteren bij due diligence, ontwerp, engineering, vergunning- en aanbestedingstrajecten.
Inrichten van datarooms en beheren van toegangsniveaus voor interne en externe betrokkenen.
Maken van afspraken met juridische en technische adviseurs ten behoeve van een soepel proces.
Organiseren van documentstromen (digitaal en fysiek) in samenwerking met juridische en financiële afdelingen.
Monitoren van voortgang, deadlines en belangrijke mijlpalen binnen projectdocumentatie en vergunningstrajecten.
Bijhouden van contractuele verplichtingen en zorgen voor tijdige opvolging.
Zorgen voor correcte ondertekening, uitvoering en archivering van formele documenten.
Archiveren van ‘as built’-documentatie.
Bevorderen van heldere communicatie tussen projectteams, leveranciers en management.
Vereiste kwalificaties en vaardigheden
Aantoonbare ervaring als management- of project assistent, bij voorkeur in vastgoedontwikkeling, bouw of technische sector.
Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, mondeling en schriftelijk.
Goede beheersing van MS Office (met name Excel en PowerPoint).
Nauwkeurig, proactief, discreet en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te managen.
Affiniteit met juridische en financiële documentatie is een pre.
Reageren
Solid Recruitment is namens onze opdrachtgever verantwoordelijk voor de werving ten behoeve van deze functie. Solid Recruitment is hét toonaangevende werving & selectiebureau actief in de vastgoedsector. Wij zijn gespecialiseerd in de bemiddeling van vastgoedprofessionals met een opleiding op met name Bachelor- en Master-niveau.
Voor meer informatie graag contact opnemen met Dionne Vrisekoop op 06-14485590 of reageer direct: vrisekoop@solid-recruitment.nl