Projectsecretaris (32 uur)

Je levert een belangrijke, zichtbare, bijdrage aan het effectief en efficiënt verzorgen van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie voor een infrastructureel project van Rijkswaterstaat in Zuid-Holland.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Voor een complex infrastructureel project van Rijkswaterstaat zijn we op zoek naar een actieve en nauwkeurige projectsecretaris met uitstekende communicatieve vaardigheden. Het gaat om project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel – Gouda, waarin de A20 verbreed wordt tussen de 2 steden om de doorstroming van verkeer te verbeteren.

Het project maakt deel uit van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen en bevindt zich in de fase planuitwerking en contractvoorbereiding.

Het projectteam van Rijkswaterstaat, dat bestaat uit 65 medewerkers in verschillende rollen, vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de projectmanager.

Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je dat het projectteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces.

Wat ga je doen:

• Je houdt nauwkeurig actielijsten bij en notuleert bij verschillende overleggen.


• Je plant complexe afspraken in met Rijkswaterstaat en interne en externe belanghebbende partijen.


• Je verzorgt de voorbereiding en organisatie van projectbrede (sociale) bijeenkomsten.


• Je zorgt voor het screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en e-mails binnen het project en het aanbieden van stukken voor archief en dossierbeheer.


• Je coördineert operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (bijvoorbeeld met Meetingselect en receptie-aanmeldingen maar ook het beheren van projectspecifieke passen, sleutels en eigendommen voor toegang tot het gebouw, parkeren en kastruimte en het beheer van rechten in verschillende systemen).


• Je ondersteunt bij het voorbereiden van onder andere de wekelijkse (deel)projectteamvergaderingen: verspreiding van agenda en bijbehorende stukken, bewaken van acties en deadlines.


• Je ondersteunt bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijvoorbeeld de stuurgroep.

Wij vragen:

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding.


• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met projectondersteuning of als projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.


• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office.


• Je hebt bij voorkeur werkervaring met:
  
  
  
  • werken in projecten bij Rijkswaterstaat
  
  
  • het interne programma CONNECT of SharePoint
  
  
  • het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen.
  
  
  
  

Standplaats:
Rotterdam, je bent in ieder geval op dinsdagen en donderdagen in Rotterdam op locatie

Wij bieden:
De functie is per direct  beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 12 maanden, met een optie tot verlenging (3 x 12 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór maandag 12 mei aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25243. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: PIA Project Interim Advies
Contactpersoon: Bas Gielen
Adres: Madame Curiestraat 2
Postcode/plaats: 3316 GN Dordrecht
Telefoon: 078-6182212
Email: info@PIA.nl