Management Assistent

Voor de gemeente Apeldoorn zoeken wij bij de afdeling Preventie, Toezicht & Handhaving en de afdeling Omgevingsbeleid een Managementassistente. Deze uitvoerende afdeling bestaat uit verschillende groepen, waaronder Boa’s, handhavingsjuristen, toezichthouders, medewerkers handhaving, kinderopvang en inspecteurs.

We zijn op zoek naar een collega ter ondersteuning van de coördinator managementassistenten. Je zult ondersteunende taken uitvoeren voor deze collega die naast coördinerende werkzaamheden ook het afdelingshoofd Preventie, Toezicht & Handhaving ondersteunt. Je zal helpen om ervoor te zorgen dat alle taken tijdig worden afgehandeld.

Hier volgt een overzicht van je werkzaamheden binnen de afdeling Preventie, Toezicht & Handhaving:

• Beheren van agenda's;
• Redigeren van brieven, zorgen voor de ondertekening en verzending;
• Beheer van de mailbox en zelfstandig acties hieruit voortzetten;
• Controleren van de uren van inhuurkrachten;
• Voorbereiden, notuleren en uitwerken van wethoudersoverleg;
• Verwerking van post;
• Verzorgen van attenties zoals bloemen, kaartjes en cadeaus;
• Organiseren van afdelingsuitjes;
• Regelen van lunches;
• Fungeren als aanspreekpunt voor het afdelingshoofd en medewerkers van de afdeling;
• Inplannen van gesprekken met collega's;
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling Omgevingsbeleid uitvoeren (20% van je tijd).

De afdeling is dynamisch en vraagt vaak om snel handelen, zoals het met spoed redigeren, ondertekenen en versturen van brieven, het plannen van spoedafspraken of het aanpassen van de agenda van het afdelingshoofd. Je moet daarom snel kunnen schakelen en oplossingsgericht zijn.

De functie is voor 20 tot 24 uur per week, verdeeld over 4 dagen.

De functie is geschikt voor iemand makkelijk inzetbaar is en zich snel thuis voelt in de rol als Management Assitent. Je beschikt over een service-verlenende instelling, bent assertief en communicatief vaardig.

• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie:
• Het werken met Outlook, MS office en teams is jou bekend;
• Ervaring bij een overheidsinstelling is een pre;
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
• Het is geen probleem om een VOG aan te vragen;
• Je hebt minimaal mbo + werk en denkniveau; 
• Jij bent servicegericht, kunt goed voorruit denken en bent sterk in het stellen van prioriteiten;
• Je bent per direct beschikbaar voor minimaal 20 uur per week.

Je gaat aan het werk bij de gemeente Apeldoorn. Voor jou betekent dit dat je aan de slag gaat bij een open en ambitieuze organisatie. Met ruim 165.000 inwoners is de gemeente Apeldoorn de 11e gemeente van Nederland. Je komt te werken in een omgeving waar collega's voor elkaar klaar staan en je samen veel werk verzet. De sfeer is goed en er is naast het werk ruimte voor ontspanning.

• Een uitdagende functie voor de tijdelijke periode van 3 maanden of langer; 
• Een goed salaris conform cao gemeente; 
• 8,33% vakantiegeld over ieder gewerkt uur;
• Reiskostenvergoeding;
• Er hangt een fijne werksfeer, waarbij je collega's op een open manier communiceren; 
• Er zijn verschillende bedrijfsuitjes, waarbij jij kan deelnemen; 
• Er zijn korte lijnen binnen de organisatie, waardoor jij snel kan schakelen. 

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Actief Werkt!
Contactpersoon: Anne Storm
Adres: Stationsstraat
Postcode/plaats: 7311 MJ APELDOORN
Telefoon: +31555221387
Email: apeldoorn@actiefwerkt.nl