Directiesecretaresse

Directiesecretaresse/ Office & Management assistent

Vind je het leuk om als Management Assistent te werken in een dynamische organisatie, die volop aan het groeien is? Schakel je snel, maar verlies je kwaliteit niet uit het oog? Dan is dit jouw nieuwe uitdaging.

Wij op zoek naar een ervaren Management Assistent die van aanpakken weet. Door jouw proactieve houding en door aan de voorkant mee te denken, zorg jij ervoor dat anderen zich op hun eigen werkzaamheden kunnen focussen.

Je hebt een veelzijdige functie met veel verschillende werkzaamheden. Het is namelijk jouw missie om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is en op de juiste plek terecht komt. Je bent het eerste aanspreekpunt van de organisatie voor klanten, partners en (nieuwe) collega’s.

Werkzaamheden:

•  Mailbox directeur en andere MT-leden screenen en prioriteren. Zorgen dat de juiste actie wordt ondernomen en/of zelfstandig afhandelen.
• · Diverse communicatie namens MT naar afdeling opstellen en namens directie verzenden
• · Zelfstandig agendabeheer voor directeur en manager realisatie. Zelfstandig zorgen voor de juiste interpretatie van de prioriteiten
• · Plannen en organiseren vergaderingen, bijeenkomsten, themabijeenkomsten
• · Concept agenda’s klaarzetten voor de diverse overleggen
• · Actiepuntenlijst, notulen maken voor de diverse overleggen
• · Voorbereiden, memo’s, overzichten ect. Q rapportages en Businessplan
• · Ondersteunde werkzaamheden Business controller
• · Afspraken plannen voor Business controller
• · Reserveren vergaderruimte in- en extern
• · Ontvangen van bezoekers
• · Bestellingen bij de catering voor bijeenkomsten
• · Maken van en/of voorbereiden presentaties in PowerPoint
• · Verzorgen interne en uitgaande communicatie, via e-mail, Narrow Casting en presentaties en zorgt dat deze in lijn zijn met de huisstijl en indien nodig in afstemming met andere twee Bouwen op Maat locaties.
• · Verzorgen van alle acties rondom jubilea, pensioen, verjaardagen, geboorte, huwelijk en nieuwe medewerkers
• · Bestellen bedrijfskleding
• · Eerste aanspreekpunt voor medewerkers op kantoor, bouwplaats medewerkers en externe collega's
• · Contactpersoon huisvestiging – bijwonen regulier overleg huisvesting
• · Contact met leveranciers
• · Aanspreekpunt voor IT-zaken
• · Organiseren, zomer en winter BBQ
• · Meedenken en organiseren van teamuitjes
• · Afdeling op orde houden

Wat breng je mee?

Als Management Assistant ben je representatief, zeer zelfstandig en neemt initiatieven met betrekking tot de planning en processen. De kwaliteit van het werk staat altijd voorop.

Functie-eisen

Je hebt ervaring in een complexe en omvangrijke organisatie. Je houdt van aanpakken, organiseren is je passie en je staat stevig in je schoenen. Daarnaast ben je ook nieuwsgierig ingesteld en denkt graag creatief mee. Verder bouw je makkelijk relaties op en ben je, zowel mondeling als schriftelijk, communicatief vaardig. Je bent gewend aan een dynamische en veranderende omgeving en past je makkelijk aan wanneer omstandigheden veranderen.

Je bent bij voorkeur 24 uur beschikbaar

Verder heb je:

• Minimaal een MBO+ secretarieel diploma. Door je ervaring werk je op HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als directie-/managementsecretaresse of een vergelijkbare functie in een grote organisatie;
• Je bent nauwkeuring en je blijft altijd precies werken, ook als er veel tegelijk op je af komt;
• Een dienstverlenende houding, maar kunt ook ‘nee’ zeggen op de juiste momenten;
• Tot slot heb je ervaring met gangbare softwarepakketten, zoals Office 365 en SharePoint.
• Woonachtig in de omgeving Rotterdam
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

Bedrijfsonderdeel: BAM Wonen Bouwen op Maat locatie Rotterdam

Realiseren van woningbouwprojecten

Werklocatie

Locatie Rotterdam (Vareseweg 109).

Bij voorkeur op kantoor, in afstemming kan ook thuisgewerkt worden.

Teamsamenstelling

Je werkt zelfstandig maar hebt nauwe afstemming met directie/management en met secretaresses van andere locaties en BAMonderdelen.

Werkomgeving is een kantoortuin.

Collega’s werken op kantoor en (in de keet) op onze bouwplaatsen

Bijna 80 medewerkers werken bij Bouwen op Maat locatie Rotterdam, waarvan iets meer dan de helft werkzaam zijn op onze bouwplaatsen in Zuid-Holland.

Kenmerken van onze organisatie: open, betrokken, laagdrempelig, behulpzaam, enthousiast én op z’n Rotterdams “niet lullen maar poetsen”.

Wat kun je van ons verwachten?

· Een goed salaris dat past bij jouw kennis en ervaring 

· Parttimefunctie voor 24 uur 

· Laptop en iPhone

· Reiskostenvergoeding

Cao: Bouw & Infra

Opdrachtduur: 3 maanden, kan mogelijk worden verlengd

Aantal uren per week: 24 uur (bij voorkeur ma, di, do)

Werktijden: 08:30-17:00 uur (afwijkende werktijden in overleg)

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Continu Professionals
Contactpersoon: Elona Scheffer
Telefoon: 020 - 311 80 90
Email: e.scheffer@continu.nl